Hoe werkt mediation in de Bouwsector?

Welke begrippen worden gehanteerd rondom conflicten?

Conflictpreventie: Hier is sprake van wanneer actief maatregelen zijn genomen om problemen, misverstanden en vragen gestructureerd aan de orde te krijgen.

Conflictbeheersing: Structurele maatregelen, die er met name op gericht zijn om in voorkomende situaties snel de juiste personen aan tafel te krijgen en snel tot afspraken te komen.

Conflictbehandeling: De gesprekken over het gerezen geschil

Conflictmanagement: Buiten de inhoud; de structuur van behandeling en afhandeling goed borgen.

Conflictoplossing: De oplossing ten uitvoer brengen

Volgens ons als mediators, kan vanwege de neutrale positie, een mediator het best worden ingeschakeld bij Conflictpreventie en Conflictbehandeling.. De andere begrippen horen bij de partijen te liggen.

Wanneer escaleert onenigheid? Helaas gebeurd het maar al te vaak dat niemand “de temperatuur” van een conversatie bewaakt. Soms lijdt dit tot ongewenst escalatie. Ook een vervolggesprek kan een zelfde verloop krijgen. Misschien is het dan verstandig om aan de inschakeling van een Onafhankelijke Mediator te denken.

De sterke kanten van een mediator moet de capaciteit zijn om het gesprek te leiden en vanuit een onafhankelijke positie vragen te stellen waardoor partijen makkelijker oplossingen kunnen vinden die aan de wederzijdse (deels gezamenlijke) belangen tegemoet komen.

De bouwwereld heeft veel ervaring met Arbitrage en Procederen. Beiden zijn processen waarbij partijen hun lot min of meer in handen leggen van een derde. Het nemen van zo'n stap is soms eenvoudig; het wachten op de beslissing is een andere chapiter. Een lang en kostbaar proces is niet geheel uit te sluiten. Soms duurt het zolang en kost het zoveel, dat partijen achteraf er liever zelf uit hadden willen komen. Daar komt de mediator in beeld.

Anderzijds is het zo dat een mediator alleen succesvol kan zijn als partijen de uitdrukkelijke wens of intentie hebben om te trachten er gezamenlijk uit te komen. Willen is in eerste instantie belangrijker dan kunnen. Niemand kan vooraf bepalen of het gaat lukken maar vooraf roepen dat het toch niet gaat lukken, roept in zekere zin de vraag op over het WILLEN.

Een mediator kan WEL redelijk snel beoordelen of een geval voor Mediation geschikt is. Het is zijn plicht dat zo snel mogelijk aan de partijen kenbaar te maken.

Wat doet een Mediator nou eigenlijk?

Hij probeert in eerste instantie door goed naar de partijen te luisteren, vast te stellen welke elementen (puzzelstukjes) bij het geschil betrokken zijn. Doordat partijen daarbij met hem om tafel zitten, is het frappant te zien hoe verbaast men vaak is, om te ontdekken om hoeveel puzzelstukjes het gaat. Vaak meer dan verwacht.

Vervolgens gaat hij na “wat de partijen bindt; wat de partijen scheidt”. Daaruit kunnen pogingen ondernomen worden om te zien of er op punten toenadering (een brug slaan) te realiseren is.

Vanaf dat moment wordt de betrokkenheid van de partijen MAXIMAAL. Men heeft inzicht gekregen, “waar het over gaat”, `waar men elkaar vermoedelijk in tegemoet kan komen` en `waar over onderhandeld moet gaan worden`. Door deze gestructureerde aanpak, ontstaat ook het inzicht `wat het gaat betekenen, als we er gezamenlijk niet uitkomen`.

De gesprekken over al deze punten hebben een zeker afbreukrisico. Het is de vaardigheid van de mediator om dit soort gesprekken in goede banen te leiden.

De mediator is dus heel sterk een procesbewaker. Natuurlijk denkt hij mee, maar altijd vanuit een neutrale positie.

Een mediator die zich te sterk in de inhoud laat betrekken, loopt ernstig gevaar om bij één van de partijen het vertrouwen te verliezen. Hier gaat helaas het gezegde op `Wie niet vóór me is, is tégen´.

Want een conflict zit vaak vast op onwrikbare standpunten. Deze standpunten worden gevoed door een bepaalde zienswijze. In onze huidige tijd ook wel “Normen en Waarden”genoemd.

Laten we ons als mensen niet vergissen: Veel van onze standpunten zijn gebaseerd op wat we oprecht menen; waar we oprecht in geloven. In Mediation moet respect bestaan of opnieuw verkregen worden voor de authenticiteit van onze zienswijze.

Dan valt namelijk de stap te maken naar de achterliggende belangen. Want de wederwijdse belangen zijn de kern waarover het in de mediation uiteindelijk over moet gaan. Het voorgaande doet een Mediator niet zo maar even. Daar dient de Mediator al zijn vaardigheden voor aan de dag te leggen.

Die vaardigheden zijn:

•  overzicht scheppen ( verbanden tussen ..)

•  reflectie ( de situatie opnieuw d oorgronden )

•  steun geven aan partijen ( empathie )

•  uitdaging ( confrontatie met …)

•  inspiratie ( zoeken naar .. )

•  in beweging brengen ( motiveren)

•  evenwicht bewaren ( even handed )

Alles bijeen komen bij ieder geschil de volgende 4 elementen aan bod.

De emotie:

de eerste hobbel. Emoties moeten worden erkend voordat ze kunnen worden weggenomen.

De relatie:

de mensen van het probleem scheiden. De relatie tussen mensen herstellen

De procedure:

welke wegen zouden we kunnen volgen om tot een oplossing te komen

De inhoud:

waar moet een oplossing voor worden gevonden.

Met name de volgorde van de laatste 2 luistert nauw. De procedure komt altijd eerst.

Ingaande op de analyse van een herkenbaar conflict is dat er een waarneembare buitenkant is en een niet waarneembare binnenkant. De buitenkant zegt: Er is een verschil van inzicht en dat beleeft iemand als zijnde onacceptabel. “Hij of zij pikt het niet””

De binnenkant: het proces dat zich vanaf dat moment bij die iemand intern gaat afspelen. Er wordt betekenis aan gehangen, er wordt bijvoorbeeld kwade opzet vermoedt enz. Door mediation wordt men zich bewust van dit proces en heeft mediation ook een persoonlijk leereffect.

In Amerika waar Mediation al heel vaak wordt toegepast; wordt met name veel gepubliceerd over dit wat men noemt “Transformative Element of Mediation”. Want in het algemeen bestaat bij conflictoplossing de neiging om zich met het geschil ‘sec' bezig te houden.

Mediation kiest bewust voor een aanpak die alle elementen van het conflict bestrijkt.

In principe zijn alle onderwerpen en conflicten die met zaken en geld te maken hebben geschikt voor mediation. Maar ook ( nieuwe) afspraken over structuur en systeem zoals b.v. een maatschapsoverleg; funtioneren van een managementteam; het overleg tussen de ondernemingsraad en bestuurder; overleg tussen schoolbestuur en schoolleiding; verenigingen van eigenaren zijn geschikt voor mediation.